リスクアドバイザリー

マイナンバー制度 民間企業の実務への影響と対応 <改訂版> 
第4回:マイナンバー制度への対応 <マイナンバーの取扱い>

2016.09.07

4-1. 収集・利用段階

(1) 本人確認

本人確認は、本人からマイナンバーの提供を受ける際に、なりすましによるマイナンバーの不正利用を防止するために必要とされる手続きです。本人確認の方法としては、以下のいずれかによることになります(番号法16条)。

  1. 「個人番号カード」(番号法2条7項)〔図表4-1〕の提示を受ける。
  2. 「通知カード」(番号法7条1項)および通知カードに記載された内容が本人のものであることを証するものとして主務省令で定める書類(運転免許証など)の提示を受ける。
  3. その者が本人であることを確認するためのこれらに代わるべき措置として政令で定める措置を取る。

①に関しては、個人番号カードの券面にマイナンバーと本人の顔写真が記載されていることから、提供者とマイナンバーとのひも付けがこのカード1枚で可能になります。ただし、個人番号カードは、本人の申請がない限り発行されないため、必ずしも本人が保有しているとは限らないことに注意が必要です。

〔図表4-1〕 個人番号カードの様式
図表4-1:個人番号カードの様式(案)
出典:総務省ホームページ (http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/03.html 総務省ウェブサイトへ

②の通知カードには基本4情報(氏名、住所、生年月日および性別)について記載があるものの、本人の顔写真は掲載されておらず、従って運転免許証のような身分証明書の提示が併せて必要となります。

〔図表4-2〕 通知カードの様式
図表4-2:通知カードの様式(案)
出典:総務省ホームページ (http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/02.html 総務省ウェブサイトへ

③は防災分野における被災者対応のように、上記①②の方法が事実上困難である場合に、代替的な本人確認手続きとして想定されています。

(2) マイナンバーの登録

収集したマイナンバーは、通常、独立したデータベースに登録することになります。登録に当たっては誤入力がないよう、入力の正確性をダブルチェックするなどして慎重に登録する必要があります。

(3) 運用のモニタリング

策定した規程・取扱手順がルール通りに適切に運用されているかどうか、点検・監査を通じてモニタリングを行っていきます。マイナンバーを収集し、利用が開始された2016年1月以降、定期的に実施することが望まれます。

4-2. 廃棄・削除段階

(1) 不要なマイナンバーの削除・廃棄

利用予定のなくなったマイナンバーについては、できるだけ速やかに処分する必要があります。また税務署に提出した源泉徴収票の会社控えなど、マイナンバーが記載された書類(特定個人情報)を一定期間保管している場合であっても、所定の保存期間経過後は速やかに廃棄することになります。

データベース上に登録されているマイナンバー(特定個人情報ファイル)も同様であり、不要となったマイナンバーを特定・抽出するとともに適宜削除できるような仕組みを構築することが求められます。マイナンバーの廃棄・削除に当たっては、誤って漏えいすることのないよう確実に処理するための安全管理措置も忘れずに行う必要があります。


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